L'impression est le coût IT le plus sous-estimé en PME. Entre les cartouches, la maintenance, le papier, l'énergie et le temps perdu quand « l'imprimante du 2e étage ne marche plus », le budget annuel dépasse souvent 3 % du chiffre d'affaires — sans que personne ne le mesure. Reprendre le contrôle de son parc d'imprimantes, c'est possible, et ça commence par un audit de l'existant.
Auditer son parc d'impression : les chiffres qui comptent
Avant toute optimisation, mesurez ce que vous dépensez réellement. La plupart des PME ne connaissent pas ces chiffres :
• Nombre d'imprimantes (individuelles + réseau + multifonctions) rapporté au nombre d'utilisateurs. Le ratio idéal se situe entre 1 imprimante pour 8 à 12 utilisateurs
• Volume mensuel d'impression par imprimante — les compteurs internes de chaque imprimante le fournissent. Un multifonction qui imprime 200 pages/mois est sous-utilisé. Un autre à 15 000 pages/mois est probablement en fin de vie
• Coût par page — divisez le coût total (achat/location + consommables + maintenance) par le nombre de pages imprimées. En monochrome laser, le coût cible est de 0,02 à 0,03 €/page. En couleur, 0,08 à 0,12 €/page
• Taux d'impression couleur — si 70 % de vos pages sont imprimées en couleur alors que 90 % pourraient être en noir et blanc, c'est un levier d'économie immédiat
Trois stratégies pour réduire les coûts d'impression
Rationaliser le parc
Remplacez les imprimantes jet d'encre individuelles par des multifonctions réseau partagés (impression, copie, scan, fax). Un multifonction laser A4 de milieu de gamme coûte 400 à 800 € et couvre un service de 10 à 15 personnes. Vous éliminez 10 imprimantes individuelles à 80 € de cartouches chacune par an.
Mettre en place des quotas et des règles
Les outils de gestion d'impression (PaperCut, Equitrac, ou le serveur d'impression Windows avec stratégies) permettent :
• D'imposer le noir et blanc par défaut et le recto-verso automatique
• De fixer des quotas mensuels par utilisateur ou par service
• D'exiger une authentification (badge ou code PIN) sur le multifonction avant de lancer l'impression — ce qui élimine les impressions « fantômes » (lancées et jamais récupérées, estimées à 20 % du volume total)
• De suivre les volumes par utilisateur et par service pour identifier les dérives
Passer au MPS (Managed Print Services)
Le MPS consiste à externaliser la gestion du parc d'impression auprès d'un prestataire qui fournit les imprimantes, les consommables et la maintenance pour un coût fixe par page. Le prestataire supervise le parc à distance et intervient proactivement (remplacement de cartouche avant la panne, maintenance préventive). Les avantages :
• Coût prévisible — un forfait mensuel basé sur le volume réel
• Aucune gestion interne — plus de commande de cartouches, plus de dépannage
• Matériel récent — le prestataire renouvelle les équipements en fin de vie
• Reporting — des tableaux de bord mensuels sur les volumes, les coûts et les tendances
Ordre de grandeur : un contrat MPS pour une PME de 50 personnes avec 5 multifonctions revient à 0,01-0,03 €/page monochrome et 0,06-0,10 €/page couleur, tout compris. Comparez avec votre coût actuel — la différence est souvent de 20 à 40 %.
Imprimantes réseau : configuration et sécurité
Les multifonctions réseau sont des appareils connectés au réseau de l'entreprise. À ce titre, ils présentent les mêmes risques de sécurité que n'importe quel autre équipement IP :
• Changez le mot de passe administrateur par défaut dès l'installation. Les mots de passe par défaut des imprimantes (souvent « admin/admin » ou « 1234 ») sont les premiers testés par les outils de scan réseau
• Désactivez les protocoles inutiles (FTP, Telnet, SNMP v1/v2) et activez SNMP v3 si vous utilisez un outil de supervision
• Activez le chiffrement des communications (HTTPS pour l'interface web, TLS pour le scan vers email)
• Mettez à jour le firmware — les constructeurs publient des correctifs de sécurité, mais personne ne met à jour ses imprimantes
L'article sur la gestion de parc d'imprimantes en entreprise complète ces recommandations avec des cas concrets par secteur.
Questions fréquentes
Location ou achat d'imprimantes ?
Pour un parc de plus de 5 multifonctions, la location (ou le leasing) est généralement plus avantageuse : pas d'immobilisation de capital, maintenance incluse, renouvellement régulier. Pour 1 à 3 imprimantes, l'achat reste pertinent si vous acceptez de gérer les consommables et la maintenance vous-même.
Peut-on vraiment réduire de 30 % les coûts d'impression ?
Oui, et c'est souvent conservateur. La combinaison rationalisation du parc + recto-verso par défaut + noir et blanc par défaut + suppression des impressions fantômes (badge obligatoire) réduit les volumes de 30 à 50 %. Le passage en MPS réduit en plus le coût unitaire par page.
Faut-il supprimer toutes les imprimantes individuelles ?
Non. Certains postes ont des besoins spécifiques (impression d'étiquettes, impression confidentielle en cabinet médical ou juridique). L'objectif est de supprimer les imprimantes individuelles de confort et de les remplacer par des points d'impression partagés accessibles en moins de 30 secondes de marche.
Mesurer pour piloter
La gestion du parc d'imprimantes suit la même logique que toute optimisation IT : mesurer, rationaliser, automatiser, suivre. Sans mesure, vous ne savez pas combien vous dépensez. Sans rationalisation, vous payez pour du matériel sous-utilisé. Sans automatisation (quotas, badge, recto-verso), les volumes repartent à la hausse. Et sans suivi mensuel, les gains s'érodent en six mois. C'est un cycle continu, pas un projet ponctuel.
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